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Content Management Sytem – Vorteile

Ein CMS bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einer “handgemachten” Internetpräsentation. Die wichtigsten werde ich Ihnen kurz vorstellen.

 

Einfache Bearbeitung der Inhalte im CMS

Bearbeitung der Inhalte ohne jede Programmierkenntnisse und Veröffentlichung ohne zusätzliche Hilfsmittel, sind wesentliche Vorteile eines CMS.

Ein gutes Content Management System lässt sich fast so einfach handhaben wie eine Textverarbeitung. Wer die Kenntnisse in Textverarbeitung und Grundkenntnisse in Tabellen- und Grafikbearbeitung mitbringt, kann innerhalb von 10 minütiger Einarbeitung auch ein CMS bedienen.

Das Content Management System ist nicht auf dem eigenen Rechner installiert. Es befindet sich auf dem Server, auf dem sich auch die Präsentation befindet. Damit braucht man nur einen Computer mit Internetzugang, um die Inhalte der Präsentation zu bearbeiten.

 

Mehrere Bearbeiter gleichzeitig

Eine Internetpräsentation ohne CMS kann immer nur von einem einzelnen Anwender bearbeitet werden. Eine CMS basierte Präsentation dagegen kan von beliebig vielen Anwendern gleichzeitig gepflegt werden.

Bei CMS Präsentationen muss die Veröffentlichung von Informationen nicht über das Nadelöhr einer einzelnen Person transportiert werden, sondern kann direkt von den entsprechenden Personen veröffentlicht werden. Verschiedene Seiten können sogar zeitgleich bearbeitet werden.

Ein gutes CMS bietet ein ausgefeiltes Rechtesystem, mit dem die Rechte der einzelnen Bearbeiter genau festgelegt werden können.

So lassen sich die Seiten festlegen, die bearbeitet werden dürfen und auch, ob die Bearbeitung von der Person auch direkt im Internet veröffentlicht werden darf.

Häufig werden dazu sogenannte Chefredakteure eingesetzt, die zuvor die Inhalte kontrollieren und auch die Verantwortung dafür übernehmen. Den Überblick verliert man mit einem guten CMS also auch nicht.

Arbeitsteilung im CMS

Da im CMS mehrere Personen gleichzeitig und sogar zeitgleich an der Präsentation arbeiten können, bietet sich die Arbeitsteilung wie selbstverständlich an.

Mit Hilfe eines guten Rechtesystems können Bearbeiter für verschiedene Bereiche festgelegt werden. Durch die Möglichkeit diese von der Veröffentlichung auf der Präsentation auszuschließen, können sogar Praktikanten oder außenstehende Personen eingebunden werden.

Der nächste Schritt wäre die Einbindung eines Work Flow Managements. Darin lässt sich der genaue Weg von der Bearbeitung über die Kontrolle bis zur Veröffentlichung festlegen.

Erweiterungen mit einem CMS

Content Management Systeme sind in der Regel modular aufgebaut. Das bedeutet, dass sie je nach Anforderung gezielt mit passenden Funktionen erweitert werden können.

In der Regel stehen für CMS Systeme unzählige Erweiterungen zur Verfügung. Übliche Erweiterungen wie Newsmodule, Bildgalerien, Gästebücher, Downloadcenter etc. finden sich in praktisch jedem CMS. Etwas speziellere Optionen wie Datenbankschnittstellen, Besucherverwaltung, Groupwarefunktionen etc. findet man dagegen nur in sehr guten Systemen.

Jede vorhanden Erweiterung kann sehr schnell und kostengünstig integriert werden. Alle bisher geannten Vorteile wirken sich sofort auch auf solche Erweiterungen aus.

Bei guter Konzeption des Systems integrieren sich die Module vollständig in das Gesamtkonzept des CMS. Dies ist einer der wesentlichen Nachteile von Open Source Systeme. Doch dazu später mehr.

 

Trennung von Inhalt, Form und Technik

Eine CMS basierte Präsentation besteht aus drei Elementen, die strikt voneinander getrennt sein sollten. Für eine solche Trennung ist ein CMS Vorraussetzung aber keine Gewährleistung.

Mit einem Content Management System kann die Präsentation in drei unabhängige Bereiche gegliedert werden.

Die Inhalte werden in einer Datenbank verwaltet. Layout- und Formatmerkmale sollten kein Bestandteil der Inhalte sein.

Das Layout der Präsentation wird über sogenannte Templates verwaltet. Dies sind Musterseiten, die den Layoutrahmen für die Inhalte bieten. Damit verknüpft sind Dateien, in denen auch die Gestaltungsmerkmale der Inhalte definiert sind.

Das System selbst wiederum bietet ausschließlich die Schnittstelle zwischen Mensch und Präsentation. Es ist also die Oberfläche, über die die Inhalte eingestellt werden.

Dieses Prinzip schafft eine große Investitionssicherheit für CMS Präsentationen. Inhalte, Layout und auch das zugrundeliegende System können so jederzeit ausgetauscht werden, ohne dass die jeweils anderen Bestandteile davon betroffen sein müssen.

Da bei den meisten Präsentationen auf Dauer in den Inhalten die meiste Arbeit und damit auch die größte Investition steckt, sollte solch eine Trennung gewährleistet sein.

Leider bieten die meisten CMS Systeme für diesen entscheidenden Vorteil jedoch nur die Gundlage, mit der dann auch fleißig geworben wird, selten aber die Gewährleistung.

Häufig werden im nächsten Atemzug sofort Funktionen und Module aufgezählt, mit deren Einsatz diese wichtige Grundlage gleich wieder vernichtet wird.

 Corporate Design mit System

Die einheitliche Darstellung, mit begrenzter und vor allem definierter Variation, ist ein wichtiges Merkmal jeder guten Internetpräsentation.

Da in einem CMS mit sogenannten Templates gearbeitet wird, entsteht fast automatisch ein einheitliches Bild der Präsentation. Variationen entstehen über die Erstellung der Inhalte. Auch lassen sich in einem CMS beliebig viele solcher Musterseiten definieren, womit die Variationen genau festgelegt werden können.

Aus Gründen der Kompatibilität und der Übertragbarkeit in andere Gestaltungsvorlagen, sollten Inhalte möglichst nur über Formatvorlagen erstellt werden. Diese können dann über CSS zentral eingerichtet und auch geändert werden. Teilweise sogar direkt über das CMS.

Auf den Einsatz eines WYSIWYG Editors sollte man verzichten. Aus unserer Sicht sollte ein gutes Content Management System erst gar keinen enthalten.

 

Grundlagen des CMS für Automatisierung nutzen

Content Management Systeme besitzen ein hohes Maß an Automatisierung. Es ist naheliegend diese Grundlage auch in der Präsentation für weitere Vorteile zu nutzen.

Bessere Content Management Systeme besitzen flexible Schnittstellen, mit denen zahlreiche Funktionen recht einfach und kostengünstig erstellt werden können.

Jede Erweiterung innnerhalb eines CMS greift dabei automatisch auf die übergeordneten Funktionen zu. Anwenderverwaltung, Rechtesystem, Bildverwaltung und Medienverwaltung etc. müssen nicht erst erstellt werden.

Dieser Vorteil eines CMS gilt jedoch nur für konsequent objektorientierte Systeme, die von vornherein mit einem entsprechenden Konzept entwickelt wurden.

Wenn diese Möglichkeiten fehlen, kann mit einem CMS jedoch auch schnell das Gegenteil eintreten. Individuelle Anforderungen außerhalb des gebotenen Leistungsumfanges lassen sich dann nicht realisieren.